#AngoloErasmus – Viaggiare nei progetti Erasmus Plus scuola

Una parte significativa delle attività e dei progetti del programma Erasmus Plus riguarda la mobilità e i viaggi.

Del resto, una delle strategie importanti del programma Erasmus Plus è proprio quella di far diventare la formazione permanente e della mobilità una realtà. I viaggi infatti sono presenti in tutti i progetti per la scuola sia per permettere la realizzazione di opportunità di studio, di formazione, di esperienze lavorative o di volontariato all’estero (progetti chiave 1 chiave 2), sia per agevolare la cooperazione di partner di progetto provenienti da altri paesi di coordinare e implementare i vari progetti (progetti chiave 2).

I due tipi di viaggi infatti hanno scopi e conseguentemente regole finanziarie diverse.

1) la mobilità in senso stretto per motivi di studio o formazione finanzia il viaggio e un supporto individuale calcolato in base ai giorni di soggiorno all’estero a cui si aggiungono anche i giorni di viaggio prima e dopo l’attività (diaria);

2) i viaggi di coordinamento invece finanziano le attività di coordinamento necessarie per partecipare a delle riunioni di lavoro tra i partner di un progetto Erasmus Plus. La riunione di coordinamento (transnational project meeting) finanzia solo il viaggio; non è prevista alcuna diaria per il soggiorno ma è un budget complessivo (€ 575 o € 670) che copre sia il viaggio che il vitto e l’alloggio.

Per quanto riguarda la prima tipologia di viaggi, non ci sono particolari novità nel 2018 rispetto agli anni passati a parte l’eliminazione del top-up per i viaggi costosi. Come negli anni passati, nelle azioni chiave 1 e nelle mobilità all’interno della chiave 2, il top-up è ancora presente ma non è calcolato con una quota integrativa prestabilita introdotta nel 2017 bensì tramite il metodo “costi reali”. Questo significa che nel caso in cui il progetto prevede partecipanti provenienti dalle regioni ultraperiferiche e dai paesi e territori d’oltremare, o ivi diretti, il richiedente deve fare una stima precisa del costo del viaggio che verrà finanziato con il metodo “costi reali” fino all’80%. Va da sé che il restante 20% del costo del viaggio dovrà essere finanziato da altre risorse dell’organizzazione richiedente/scuola. Pensate ad esempio all’isola di Rèunion che pur facendo parte della Francia, richiede a volte lunghi e costosi voli domestici per raggiungere l’aeroporto internazione di Parigi.

Una novità rilevante riguarda invece gli incontri transnazionali di progetto all’interno dei progetti tra sole scuole, in quanto non saranno più previsti! Questa voce di costo è stata completamente eliminata, quindi la domanda che potrebbe nascere sarà: come possiamo organizzarci e conoscerci preventivamente prima che le mobilità con gli alunni hanno luogo? Probabilmente la risposta sarà: se necessario, con il budget della gestione del progetto (Gestione e Implementazione del Progetto) o facendo ricorso a più strumenti digitali per comunicare a distanza.

L’aspetto che continua ad accomunare i due tipi di viaggi è che l’organizzazione richiedente deve utilizzare il calcolatore di distanza (Distance Calculator) per calcolare la distanza di un viaggio di andata tra la residenza del soggetto partecipante a la destinazione dove l’attività verrà svolta per calcolare la sovvenzione EU con cui di fatto bisogna coprire un viaggio di andata e ritorno.

Un altro aspetto molto importante dal punto di vista della progettazione e della gestione di un progetto che include viaggi (mobilità e/o di coordinamento), è il fatto che questi viaggi sono rimborsati con un meccanismo di finanziamento chiamato “costi unitari”. Il costo del viaggio non è inteso a coprire tutti i costi sostenuti dai partecipanti ma è solo un supporto. In alcuni casi, i costi del viaggio saranno sovrastimati e in altri casi i costi potrebbero essere sottostimati. L’utilizzo dei costi unitari per il calcolo dei costi di viaggio semplifica notevolmente la preparazione del piano finanziario in fase di progettazione e ottimizza anche i compiti amministrativi e finanziari in fase di implementazione dal momento che garantisce un contributo adeguato che può essere pianificato e previsto dai beneficiari.

Questa pratica della Commissione europea segue i principi di no-profit e di cofinanziamento, argomenti di cui parleremo in un altro articolo.

Erika Nemes

Presidente di Euphoria

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